Þann 13. mars 2006 hélt SAMKÓP fræðslufyrirlestur þar sem fyrirlesari var Gísli Blöndal ráðgjafi (sjá http://www.gisliblondal.net)

Fyrirlestur Gísla var byggður á bók sem Jón Böðvarsson aðhæfði og staðfærði á sínum tíma. Handbók þessi auðveldar fundarstjóra að stjórna fundi og fundarmanni að taka þátt í fundarstörfum.

SAMKÓP fékk leyfi hjá Gísla til að byggja minnispunkta þessa á glærum hans og minnispunktum sem teknir voru niður á fræðslufundinum. Færum við honum okkar bestu þakkir fyrir fræðandi og skemmtilegan fyrirlestur.

Í framhaldi af fundinum var ákveðið að kaupa handbókina "Fundarsköp fyrir hvern skóla í Kópavogi. Jafnframt var ákveðið að mælast til þess að bókin verði vistuð á bókasafni viðkomandi skóla, þar sem hún verður aðgengileg stjórn foreldrafélagsins, fulltrúum foreldraráðs, sem og öðrum foreldrum, nemendum og starfsmönnum skólans.

Jafnframt stendur foreldrum í Kópavogi til boða að fá lánað annað tengt efni, en það er:

• Félagsmálaspjöll – bók eftir Sigurjón Bjarnason. Í bókinni er fjallað um leiðir til árangurs í félagsstarfi, líklegar tálmanir og sköpun sóknarfæra. Sagt er frá hvernig félag verður til og hvernig það starfar og helstu viðfangsefni í félagsstarfi.

• Laus við skrekkinn – kennsluefni á DVD. Þetta efni var unnið á árinu 1995 fyrir UMFÍ, ÆRR og Námsgagnastofnun. Um er að ræða þrjár myndir um ræðumennsku (21 mín), félagsstörf (9 mín) og fundarstörf (21 mín).

Fundarsköp og fundarstjórnun - minnispunktar frá fræðslufundi

Markmið funda geta verið margvísleg svo sem að:

• Að finna lausnir og markmið
• Að auðvelda og samhæfa aðgerðir
• Að efla upplýsingamiðlun
• Að virkja stjórnunarþátt

Fundir eru vinna
Allir verða að gera sér grein fyrir því að fundir eru vinna og að góðir fundir eru mikil vinna. Góðir fundir skila venjulega góðum árangri, en vondir fundir eru venjulega leiðinlegir og skila litlum árangri. Við erum í stöðugri samkeppni um tíma fólks og vondir fundir valda því að erfiðara verður að fá fólk til að taka aftur þátt í sambærilegum fundum. Það er því mikilvægt að vandal vel til undirbúnings og tryggja skilvirka fundi, þar á meðal þarf að vanda til fundarboðs og tryggja að það sé í samræmi við lög og samþykktir .

Fundarstjóri
er æðsta vald fundarins, nokkurs konar lögreglustjóri – valdameiri en formaðurinn. Æskilegast er að fá aðila utan við stjórn til að taka að sér fundarstjórnun. Við störf sín þarf hann að hafa í huga:

• að vera röggsamur og ákveðinn
• að vera reiðubúinn að athuga réttlátar ábendingar fundarmanna.
• að kunna góð skil á lögum félagsins, en þau eru rétthærri en lög um fundarsköp
• að vera hlutlaus og taka því ekki þátt í málflutningi. Hann hefur þó málfrelsi og getur óskað eftir því að taka til máls en þá skal hann afhenda öðrum fundarstjórn á meðan.
• vegna hlutleysis hafa margir fundarstjórar það sem reglu að taka ekki þátt í opinni atkvæðagreiðslu
• fundarstjóri getur þurft að beita ákveðni til að stoppa læti/skarkala. Láti fundarmenn ekki segjast við tilmæli hefur fundarstjóri vald til að fresta fundi þar til kyrrð hefur komist á.

Fundargerð
Fundargerð ber ávallt að rita nákvæmt og óhlutdrægt og þar skal ekki bera á mati ritara, sem fundarmanns á málum eða málflutningi. Fundarritari skal vera stuttorður, kjarnyrtur og málefnalegur. Skrá ber í fundargerð gerðir fundarins.

Að biðja um orðið
Vilji maður tala sýnir maður það með því að lyfta hendinni eða á einhvern anna hátt. Ef fleiri en einn hafa beðið um orðið gilda vissar reglur:

• Sá aðili sem hefur borið fram tillögu á rétt á að fá orðið fyrstu, jafnvel þótt hann sé síðastur á mælendaskrá af þeim sem beðið hafa um orðið.
• Enginn fær að taka til máls tvívegis um sama efni áður en allir þeir, sem beðið hafa um orðið, hafa talað einu sinni.
• Fundarstjóri hefur ótakmarkaðan rétt til að raða ræðumönnum þannig niður að sem mest jafnvægi sé í umræðunni.

Vinnureglur

• Fundarstjóri stýrir fundi
• Ritari skráir fundargerð
• Fundarmenn virða gildandi reglur
• Dagskrá undirbúin með fyrirvara
• Fundur boðaður með fyrirvara
• Aðeins eitt mál til umræðu í einu
• Tillit tekið til allra fundarmanna
• Vilji einstaklingsins verður að aðlagast heildinni
• Niðurstöður fundarins eru skráðar
• Fundur hefst og endar á réttum tíma

Verksvið fundarstjóra

• Kynnir tegund fundar (aðalfundur, félagsfundur, stjórnarfundur, nefndarfundur) og tilgang/markmið fundarins.
• Kynnir dagskránna
• Lýsir stöðu mála
• Stýrir umræðum (einn talar í einu)
• Hvetur til þátttöku (leitar eftir svörum/tillögum)
• Lætur umræðuna ganga (sem flestir taki þátt)
• Minnir á tilgang fundarins (ef með þarf)
• Minnir á klukkuna (heldur tímaáætlun)
• Knýr fram niðurstöðu
• Útdeilir verkefnum
• Sendir skriflegar niðurstöður (eða ritari fundarins)

Undirstaða fundarskapa

• Réttsýni er fyrsta boðorðið
• Heilbrigð skynsemi
• Tillit tekið til allra fundarmanna
• Aðeins eitt verkefni í einu (halda sig við dagskrá)
• Minnihlutinn hefur líka málfrelsi og tillögurétt – tryggja þarf rétt minnihluta, meirihlutinn sér venjulega um sig (minnihluti getur verið einn fundarmaður)
• Sérhver tillage á rétt á frjálsri og ítarlegri umræðu
• Vilji meirihlutans ræður úrslitum
• Vilji einstaklingsins verður að aðlagast heildinni
• Markmiðið er að auðvelda aðgerðir, ekki að hindra þær.

Flokkun tillagna

• Forgangstillögur (1-4, sjá bók um fundarsköp) – fjalla um framgang funda, fundartíma og röð dagskrárliða
• Tengitillögur (5-11, sjá bók um fundarsköp) – tengjast einhverri aðal- eða vinnutillögu en þær snúast um málsmeðferð fremur en efnislega aðstöðu.
• Vinnutillögur (12 -17, sjá bók um fundarsköp) – tillögur sem visa til aðaltillögu og afgreiða skal á undan henni, eru fylgifiskar hennar og ekki sjálfstæð mál í eðli sínu.
  • afgreiðslutillögur (frávísunar- og frestunartillögur)
  • tillögur sem miða að efnislegri niðurröðun umræðuefnis
• Aðaltillögur (18 (19 – 20)) - hugmynd eða ályktun sem fundurinn fjallar um.

Mikilvæg minnisatriði

• Ýmis ákvæði gilda um atkvæðamagn sem þarf til þess að tillögur nái samþykki. Venjulega nægir hreinn meirihluti greiddra atkvæða, en verði atkvæði jöfn, telst tillagan fallin. Meirihlutafylgi fæst þá ekki.
• Tillögur sem fela í sér ákvarðanir varðandi fjárútlát, t.d. um upphæð árgjalds, skal afgreiða þannig að first komi til atkvæða tillagan sem gerir ráð fyrir meiri hækkun, en síðast sú sem tilgreinir lægstu upphæð. Þessi regla gildir án tillits til þess í hvaða formi tillagan er flutt.
• Breytingatillögur eru til þess ætlaðar að breyta aðaltillögu áður en hún kemur til endanlegrar atkvæðagreiðslu. Efni þeirra varðandi efni aðaltillögu á einhvern hátt en útilokar ekki aðaltillöguna og skal því afgreiða á undan aðaltillögu sem henni er beitt við. Hægt er að leggja fram breytingartillögu við breytingartillögu

AHA formúlan

• A – afstaða/viðhorf
• H – húmor (taka sjálfan sig ekki of alvarlega)
• A – aðgerð